Najveći izazov bio je dobiti povjerenje ključnih brendova i njihovih distributera za Hrvatsku jer upravo oni su najveći pull. Komunikacijom da će na Sajmu biti i oni najpoznatiji, olakšan je pristup drugim izlagačima. A nakon što su izlagači “osigurani” – trebalo je privući i desetke tisuća posjetitelja na Sajam koji je jedan od mnogih u nizu.

Na kraju dana, organizirali smo najveći sajam ove tematike u regiji – s izložbenim prostorima na više od 1.400 kvadrata. Najveća potvrda našeg uspjeha stiga je nešto kasnije – na sljedećem sajmu u rujnu 2025. godine, kao i na ovogodišnjem sajmu u svibnju.

izazov

Do danas smo organizirali poprilično evenata, ali svi naši projekti su imali jednu konstantnu: klijent je bio poznat, a nama je bilo da odradimo operativni posao i privučemo posjetitelje / sudionike. Raditi projekt gdje su sve 3 odrednice projektnog kostura nepoznanica, donosi sasvim nove izazove.

Cilj sajma je bio ostvariti najmanje tisuću izložbenih kvadrata i barem 30.000 posjetitelja, a da bi došli do tog rezultata – ovo su ključna pitanja koja su nas mučila:

• Jesmo li mi spremni za ovaj projekt?

Zsmišljavanje, pripremu i organizaciju projekta imali smo četiri mjeseca. Interno smo se podijelili u timove: izlagači i sponzori, operativna organizacija, promocija i medijska partnerstva. Zadali smo si budžet projekta i nakon toga se podijelili u 2 tima: tim “klijent” i tim “agencija”. Klijent je trebao osigurati budžet, dakle osigurati izlagače i sponzore, dok je agencija trebala odraditi operativni dio posla, promociju i osigurati medijska partnerstva. Na taj način smo podijeli zadatke i jasno odvojili interne aktivnosti, kao i eksterne aktivnosti koji bi inače obavljali za klijenta na jednom ovakvom projektu. ,

• Tim klijent: Kako pronaći izlagače?

Istražili smo izlagače i ponudu sajmova slične tematike te na temelju te analize postavili KPI-eve, definirali budžete i ključne aktivnosti. Najveći izazov je predstavljalo privlačenje izlagače, a u tom području smo na vrijeme prepoznali ključ: ako privućemo one najpoznatije brendove ili njihove distributere, lakše ćemo ući u pregovore s ostalim izlagačima. Već sami njihov pristanak, donijet će nam jako vekiki pull.

• Tim klijent: Promocija sajma s malim budžetom?

Tim “Klijent” je postavio prilično niske ulazne cijene izlagačima kako bi ih privukao, a ni sponzorski uvjeti nisu biti veliki. Obzirom je ulaz na sajam na posjetitelje bio besplatan – a neophodni operativni troškovi kao što su primjerice nabavka i montaža tepiha i struje, oglašivački budžet je bio mali. Tretirajući projekt kao klasičan agencijski, PR i Media tim je pregovarao s medijima i koristio uobičajene strategije da bi na kraju ostvarili sjajan medijski plan i čak tri medijska partnerstva.

rješenje

Ključni dio realizacije projekta je bio u jasnom odijeljivanju onoga što radi klijent, a što agencija. Odmičući se od klasičnog agencijskog pristupa, klijent je jasno postavio budžet, osiguravao financiranje, kontrolirao potrošnju a uslijed toga i rad, odnosno rezultate agencije. S druge strane, agencija nije brinula o financijskoj strani, dok je unutar zadanog budžeta, nije imala “teret rizika” projekta i ono najvažnije – bila je slobodna u kreativnom, medijskom i operativnom segmentu klijentu predlgati ono što misli da je najbolje za projekt.

rezultat

Tim “Klijent” i tim “Agencija” surađivali su i svatko je u svojim zadacima i premašio zadana očekivanja.

U brojkama, njihov rezultat je polučio:

• +40% više od ciljane iznajmljene površine
• 58% više od ciljanog broja posjetitelja
• Zadovoljavući EBIT projekta
• Sudjelovanje 91% izlagača i na sljedećem izdaju sajma